Arbeitsschritte (Grundlagen)

Was ist ein Arbeitsschritt?

Arbeitsschritte sind Planungselemente, die jeweils einem Work Item zugeordnet sind. Der Grundgedanke ist, dass die Umsetzung von Work Items realistisch eingeplant werden, damit klar ist, wann man daran arbeitet und es nicht vergessen geht (Verbindlichkeit). Auch wiederkehrende Arbeitsschritte können so ganz einfach geplant werden. Diese Planung macht den Kopf frei, weil man nicht ständig daran denken muss, was man demnächst erledigen muss.

Weil jeder Arbeitsschritt eine eigene Bezeichnung hat, kann man so auch unterschiedliche Tätigkeiten im Zusammenhang mit einem Work Item anders bezeichnen und später besser nachvollziehen, wann man was gemacht hat. Die Arbeitsschritte werden unter dem Tab «Planung» des dazugehörigen Work Items sowie in dem Kalender und Ressourcenplaner angezeigt. Der Kalender kann zudem mit einem externen Kalender wie bspw. Google Calendar, Outlook oder Exchange synchronisiert werden.

Welche Informationen werden auf einem Arbeitsschritt gespeichert?

Ein Arbeitsschritt kann der gewünschten Person zugewiesen und terminiert werden. Zudem verfügt der Arbeitsschritt über einen Status (Offen / Abgeschlossen). Optional können eine Termin-Kategorie zugewiesen oder ein Ort angegeben werden. Falls es sich um eine Terminwiederholung handelt, werden zusätzliche Informationen über die Regelmässigkeit der Serie angezeigt.

Ein Arbeitsschritt kann zudem wie ein gewöhnliches Element in easydoo mit anderen Elementen verlinkt werden. Dabei werden als Vorschlag direkt die Links aus dem dazugehörenden Work Item vorgeschlagen. Ausserdem kannst du eine Beschreibung erfassen und Checklisten erstellen.

Wo kann man Arbeitsschritte erstellen?

Auf Work Items / immer mit Work Item verknüpft

Wie findet man sie?

Arbeitsschritte können über verschiedene Wege gefunden und betrachtet werden.

• Persönlicher Kalender: Wenn du über das Hauptmenü auf «Kalender» wechselst, kann du deinen Kalender anzeigen. Du siehst dort alle Arbeitsschritte, die für dich eingeplant sind.
• Ressourcenkalender: Dieser Kalender kann über die Pinnwand geöffnet werden. Er zeigt die Arbeitsauslastung für alle Personen in deiner Arbeitsfläche an. Die Auslastung ergibt sich aufgrund der Dauer aller Arbeitsschritte, die am jeweiligen Tag eingeplant sind.
• Ablage: In der Ablage werden sie unter dem Reiter «Arbeit» in der Liste angezeigt, wenn du das entsprechende Icon anklickst.

Wann wird man benachrichtigt?

Bei wichtigen Änderungen auf dem Arbeitsschritt erhält die Person, welcher der Arbeitsschritt zugewiesen ist, oder die Beteiligten des assoziierten Work Items, eine Benachrichtigung unter dem Menüpunkt «Aktivitäten». Typischerweise wird eine Benachrichtigung ausgelöst, wenn der Arbeitsschritt jemandem zugewiesen oder abgeschlossen wird.

Jetzt loslegen

Neuen Arbeitsschritt erstellen