Sitzungen (Grundlagen)

Sitzungen in easydoo

In easydoo können Sitzungen geplant und inhaltlich vorbereitet sowie protokolliert werden. Anders als bei Protokollen, die in einem Texteditor verfasst werden, sind die Sitzungsprotokolle in easydoo nicht statisch, sondern der Status der beschlossenen Entscheidungen und Aufgaben entspricht immer dem effektiven Zustand. Wenn du eine Sitzung zu einem späteren Zeitpunkt öffnest, siehst du so direkt, ob die beschlossenen Aufgaben bereits umgesetzt sind.

Die Phasen der Sitzung

easydoo unterstützt dich bei allen Phasen der Durchführung deiner Sitzungen.

easydoo hilft dir dabei Sitzungen effizient vorzubereiten. In der ersten Phase legst du den Sitzungstermin fest, ladest die Teilnehmer ein und erfasst die Traktanden in Form von Agenda-Punkten, die du den verantwortlichen Personen zuweist. Diese wiederum können bereits Notizen darauf erfassen oder vor protokollieren.

Die Sitzungen können mit easydoo zielgerichtet durchgeführt werden. Dadurch, dass die Traktanden in Form von Agenda-Punkten bereits vor der Sitzung erfasst werden, schaffst du eine klare Übersicht und sorgst für zielgerichtete Besprechungen. Das Besprochene kann auf den entsprechenden Agenda-Punkten festgehalten und in Echtzeit nachvollzogen werden. Auch die Aufgaben und Entscheidungen können direkt während der Sitzung erfasst und zugewiesen werden.

In der letzten Phase kannst du das Protokoll als PDF verschicken sowie bei Bedarf archivieren. Beim Erstellen des Protokolls kannst du entscheiden, ob die Empfänger alle Inhalte des Protokolls sehen dürfen oder nur diejenigen, für die sie in easydoo die nötigen Zugriffsberechtigungen haben. Die Aufgaben und Entscheidungen sind automatisch direkt im Aufgabenmanagement von easydoo verfügbar und du kannst jederzeit den Status prüfen. So stellst du sicher, dass das Besprochene auch tatsächlich umgesetzt wird.

Wie werden Sitzungen gespeichert?

Eine Sitzung wird immer ein einem Ablageordner gespeichert. Sie kann jedoch auch in mehreren Ordnern abgelegt sein. Jeder, der Zugriff auf den Ordner hat, kann auch die entsprechende Sitzung anzeigen und bearbeiten.

Wie wird man bei wichtigen Änderungen informiert?

Jede Sitzung hat Beteiligte. Dazu gehört die Person, welche die Sitzung beaufsichtigt. Du kannst zusätzlich aber auch weitere Personen als Beteiligte hinzufügen. Bei wichtigen Änderungen auf der Sitzung erhalten alle Beteiligten eine Benachrichtigung unter dem Menüpunkt «Aktivitäten».

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