Dokumentvorlagen definieren, hochladen, ändern

Beschreibung

In easydoo kannst du für jeden Work-Item-Typ Dokumentvorlagen hinterlegen. Diese Vorlagen ermöglichen es, standardisierte Dokumente (z. B. Briefe mit CI/CD-Layout) automatisch mit Daten aus Work-Items zu befüllen oder als leere Vorlage zur Verfügung zu stellen.

Voraussetzungen

• Ein Work-Item-Typ ist erstellt.

• Alle relevanten Felder sind definiert.

• Du hast die erforderlichen Rechte, Vorlagen zu bearbeten.

Neue Dokumentvorlage definieren

1. Öffne die Dokumentvorlage, die du dem Work Item hinterlegen möchtest.
2. Öffne in easydoo die Einstellungen des Work-Item-Typs, dem die Vorlage zugeordnet werden soll. (siehe 1, 2, 3, Abb. 1)
   
   Abb. 1 - Vorlagen hinterlegen
   
   
3. Wechsle auf den Tab „Dokumentvorlagen". (siehe 1, Abb. 2)
4. Klicke auf „Platzhalter anzeigen“ – jetzt siehst du alle Felder des Work-Items als Serienplatzhalter. (siehe 2, Abb. 2)
5. Klicke auf das Copy-Symbol (siehe 3, Abb.2) neben einem Feld, um den Platzhalter zu kopieren, und füge diesen in deiner Vorlage an der gewünschten Stelle ein. Abb. 2 - Dokumentvorlagen hinterlegen
6. Speichere die Vorlage lokal ab, sobald du alle Platzhalter eingefügt hast, und schliesse die Datei.
7. Füge die Datei in easydoo via „Vorlage hinzufügen“ ein und bestätige. (siehe Abb. 3)
   
   Abb. 3  - Dokumentvorlagen hinterlegen
   
   
8. Optional: Gebe der Vorlage einen eindeutigen Namen, setze eine Dateikategorie und gruppiere sie für bessere Übersicht. (siehe 2, Abb. 3). Hier kannst du auch jederzeit eine neue Version hochladen.

Dokumentvorlagen einem Arbeitsschritt zuordnen

Du kannst alle Dokumentvorlagen, die du dem Work Item Typ wie oben beschrieben hinterlegt hast, auch direkt einem Arbeitsschritt zuordnen. Wechsle auf dem Work Item Typ auf den Tab "Planung". (siehe G, Abb. 4)

1. Öffne den Tab „Planung“ des Work-Item-Typ's.
2. Wähle den Arbeitsschritt aus.
3. Hinterlege unter „Vorgeschlagene Dokumentvorlagen“ die passenden Vorlagen, die bei diesem Schritt angezeigt werden soll.
   
   ➡️ Tipp: Warum ist das nützlich? (z. B. „Der Nutzer erhält beim Arbeitsschritt relevante Vorschläge.“)

Abb. 4 - Dokumentvorlage auf Arbeitsschritt (1)

Abb. 5 - Dokumentvorlagen auf Arbeitsschritt (2)

Dokument generieren/erstellen

1. Öffne ein bestehendes Work Item oder erstelle ein neues Work Item des Work Item-Typ's, bei dem du die Vorlagen hinterlegt hast.
2. Wähle aus dem Menü die gewünschte Dokumentvorlage. (Siehe J, Abb. 6)
3. Die Datei wird nun generiert und steht dir im Modul "Dateien" zur Verfügung.
   



Abb. 6 - Dokument generieren


4. Generierst du die Dokumentvorlage auf dem Arbeitsschritt erkennst du an der Sternmarkierung, welche Vorlagen für diesen Arbeitsschritt vorgesehen sind. (siehe K, Abb. 7)
   Abb. 7 - Dokumentvorlage auf Arbeitsschritt (3)

Verweise

Thema: Dateien

Thema: Work Items

Thema:Vorlagen anpassen/ändern