Erweiterte Berechtigungen auf Ablage erteilen
Beschreibung
Auf Stufe der Ablageordner können unabhängig davon, ob ein Benutzer eine Administratoren-Rolle hat, Administratorenberechtigungen für einzelne Ordner erteilt werdend. Somit ist es möglich, als Mitglied gewisse Aktionen auf der Ablage vorzunehmen, wenn man entsprechend berechtigt wurde.
Details
Man kann Benutzer entweder direkt für gewisse Aktionen auf Stufe Ordner berechtigen oder man kann ganze Teams berechtigen.
Für die Berechtigungen auf einer Ablage gibt es verschiedene Regeln, die beim Vergeben von Berechtigungen wichtig zu bedenken sind:
- Die Administratoren-Rollen in der Arbeitsfläche stehen immer über den Ordner-Administratoren-Rechte. Beispielsweise haben Administratoren immer den vollen Zugriff auf einen Ordner, auf welche sie Zugriff haben.
- Auf der Ablage erhält ein Benutzer mmer die maximalen Berechtigungen, welche sich aus der Summe der Benutzer- und allen Team-Berechtigungen ergeben. Wenn beispielsweise ein Benutzer direkt geteilt ist und minimale Berechtigungen hat und über ein Team höher berechtigt ist, dann gilt die höhere Berechtigung, welche er über das Team hat.
Die Berechtigungen können auf Teams oder Benutzer erteilt werden.
Bedeutung der Berechtigungen
Berechtigungen können somit mit Rollen kombiniert werden. Aufgrund der vielen Kombinationsmöglichkeiten wird ein Überblick über alle möglichen Berechtigungen gegeben. Es gibt die Möglichkeit, die Berechtigungen für die aktuelle Ablage zu setzen und/oder für einen Unterordner.
Für eine Ablage
Ein Administrator, welcher eine Ablage erstellt, erhält standardmässig alle Berechtigungen. Wenn ein Mitglied einen Unterordner erstellt, werden die Rechte übernommen, welche in der Unterordner-Berechtigung erteilt worden sind. Inhalt lesen und Inhalt bearbeiten werden bei Ordner und Unterordnern immer erteilt. Um diese Berechtigung zu entnehmen, müsste man die Benutzer nicht mehr teilen.
| Berechtigung | Administrator / Super-Admin | Mitglied | Aktion |
| Inhalt lesen | x | x¹ | Der Benutzer oder das Team kann den Inhalt der Ablage sehen und deren Inhalt öffnen. Diese Berechtigung erlaubt es jedoch noch nicht, etwas innerhalb der Ablage zu bearbeiten. Diese Berechtigung ist standardmässig bei geteilten Usern und Teams enthalten und kann nicht entzogen werden. |
| Inhalt bearbeiten | x | x¹ | Der Benutzer oder das Team kann die Ablage sehen und deren Inhalt bearbeiten. Diese Berechtigung ist standardmässig bei geteilten Usern und Teams enthalten und kann nicht entzogen werden. |
| Ablage bearbeiten | x | Der Benutzer oder das Team kann die Einstellungen einer Ablage ändern. Beispielsweise den Namen, das Icon, die Farbe oder den Beschreibungstext anpassen. | |
| Ablage löschen | x | Der Benutzer oder das Team kann die Ablage löschen. Beachte: Wenn die Ablage Unterordner enthält, brauchst du die entsprechenden Rechte ebenfalls, um die Unterordner zu löschen. | |
| Berechtigungen verwalten | x | Der Benutzer oder das Team kann die Ablage mit Benutzern oder/und Teams teilen, Berechtigungen vergeben und entziehen. Ein User oder Team kann nur Berechtigungen erteilen und entziehen, die selbst erteilt worden sind. Beachte: Wenn einem Mitglied die Berechtigung erteilt wird, die Berechtigungen zu verwalten, kann es Teams und Mitglieder aus der Ablage entfernen oder hinzufügen. Dies könnte zur Folge haben, dass ein Administrator den Zugriff auf eine Ablage verliert, ohne, dass eine Ablage gelöscht werden kann. Entsprechend sollte diese Berechtigung nur in seltenen und ganz spezifischen Fällen vergeben werden. Die einzige Möglichkeit, diesen Schritt rückgängig zu machen wäre es, als Mitglied einen Admin wieder in die Ablage aufzunehmen. |
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| Unterordner erstellen | x | ² | Benutzer oder Team kann einen Unterornder ab der aktuellen Ablage erstellen. Beachte: Es werden die Rechte übernommen, welche auf dem Unterordner definiert sind. Wer Adminstratoren-Rechte hat, kann Unterordner erstellen, welche die Rechte und geteilten Mitglieder/Teams nicht übernehmen. |
² Wenn ein Mitglied die Rechte hat, einen Unterordner zu erstellen, ist die Berechtigung "Ablage löschen" und "Ablage bearbeiten" auf dem Unterordner zwingend. Diese Berechtigungen können bei Bedarf nach Erstellen des Unterordners entzogen werden.
Für einen Unterordner
Die Berechtigungen auf die Unterordner greifen dann, wenn ein Unterordner ab einer bestehenden Ablage erstellt wird. Die Unterordner-Berechtigungen werden auf dem Unterordner als Ablagen-Berechtigung und wiederum als Unterordner-Rechte gesetzt.
Wenn ein Mitglied beispielsweise auf der Ablage "X" die Rechte hat, Unterordner zu bearbeiten, wird dasselbe Mitglied auf dem Unterordner "XY" die Rechte zur Bearbeitung haben und auf alle weiteren Unterordner - auch wenn die Bearbeitungs-Rechte auf Ablage "X" nicht gegeben waren.
| Berechtigung | Administrator / Super-Admin | Mitglied | Aktion |
| Keine Berechtigung | Der Benutzer hat keinen Zugriff und ist nicht mit der Ablage geteilt. | ||
| Inhalt lesen | x | x¹ | Der Benutzer oder das Team kann den Inhalt der Ablage sehen und deren Inhalt öffnen. Diese Berechtigung erlaubt es jedoch noch nicht, etwas innerhalb der Ablage zu bearbeiten. Diese Berechtigung ist standardmässig bei geteilten Usern und Teams enthalten und kann nicht entzogen werden. |
| Inhalt bearbeiten | x | x¹ | Der Benutzer oder das Team kann die Ablage sehen und deren Inhalt bearbeiten. Diese Berechtigung ist standardmässig bei geteilten Usern und Teams enthalten und kann nicht entzogen werden. |
| Ablage bearbeiten | x | (x²) | Der Benutzer oder das Team kann die Einstellungen einer Ablage ändern. Beispielsweise den Namen, das Icon, die Farbe oder den Beschreibungstext anpassen. |
| Ablage löschen | x | (x²) | Der Benutzer oder das Team kann die Ablage löschen. Beachte: Wenn die Ablage Unterordner enthält, brauchst du die entsprechenden Rechte ebenfalls, um die Unterordner zu löschen. |
| Berechtigungen verwalten | x | Der Benutzer oder das Team kann die Ablage mit Benutzern oder/und Teams teilen, Berechtigungen vergeben und entziehen. Ein User oder Team kann nur Berechtigungen erteilen und entziehen, die selbst erteilt worden sind. | |
| Unterordner erstellen | x | Benutzer oder Team kann einen Unterornder ab der aktuellen Ablage erstellen. Beachte: Es werden die Rechte übernommen, welche auf dem Unterordner definiert sind. Wer Adminstratoren-Rechte hat, kann Unterordner erstellen, welche die Rechte und geteilten Mitglieder/Teams nicht übernehmen. |
¹ Diese Berechtigung kann nicht entzogen werden.
² Wenn das Mitglied die Rechte auf der Ablage besitzt, Unterordner zu erstellen, sind diese Berechtigungen zwingen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für (Super-) Administrator
Ziel: Einem Mitglied die Berechtigung geben, einen Unterordner zu erstellen.
- Wechsle im Hauptmenü auf den Menüpunkt "Ablage" (siehe 1 Abb. 1), um die Ablagen anzuzeigen.
Abb. 1 - Wähle über das Drei-Punkte-Menü (siehe 1 Abb. 2) auf dem Kontextmenü die Option "Zugriffsrechte" (siehe 2 Abb. 2), um den Dialog für die Berechtigungsverwaltung zu öffnen.
Abb. 2 - Füge einen Benutzer oder ein Team zu der Ablage hinzu (siehe 1, Abb. 3), um es der Ablage hinzuzufügen. Eine genaue Erklärung kann hier (Ordner teilen) gefunden werden.
Abb. 3 - Wähle über das Drei-Punkte-Menü (siehe 1, Abb. 4) auf dem Kontextmenü die Option "Berechtigungen verwalten" (siehe 2, Abb. 4), um in den Berechtigungs-Dialog für den entsprechenden Nutzer/Team zu gelangen.
Abb. 4 - Wähle die Berechtigungen mit der Checkbox an, welche du dem Benutzer / dem Team erteilen möchtest (siehe 1, Abb. 5). Beachte: Inhalt lesen und bearbeiten kann nicht entfernt werden. Dafür müsste man die Person aus der Ablage entfernen.
Speichere die neuen Einstellungen durch Klicken auf "Speichern" (siehe 2, Abb. 5). Falls du möchtest, kannst du die Einstellungen auf dem Unterordner ebenfalls vornehmen; klappe dafür den Bereich für die Unterordner-Berechtigungen auf (siehe 3, Abb. 5).
Abb. 5 - Fahre mit der Maus über das Info-Icon (siehe 1, Abb. 6), um die Berechtigungen zu überprüfen.
Abb. 6
Wie es für Mitglieder mit eingeschränkten Berechtigungen aussieht
| Berechtigungen als Mitglied | Ansicht für Mitglied und spezifischer Berechtigung | Berechtigung in Berechtigungsverwaltung |
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Troubleshooting: Was, wenn...
- ...ich einem Benutzer alle Berechtigungen weggenommen habe, aber er immer noch bearbeiten kann?
Möglicherweise hat der Benutzer erweiterte Berechtigungen über ein Team. In diesem Fall wird in der Berechtigungsliste ein Kommentar angezeigt, dass der Benutzer Teil von höher berechtigten Teams ist (in diesem Fall vom Team "Administration", siehe 1, Abb. 7).
Abb. 7 - ...die Berechtigungen, die ich erteilen möchte nicht wählbar sind?
Die Berechtigungen "Inhalt lesen" und "Inhalt bearbeiten" können nicht entfernt oder hinzugefügt werden, weil diese zwingend für geteilte Benutzer / Teams sind. Ausserdem können nur Berechtigungen erteilt oder entfernt werden, welche einem selbst zugeteilt sind.
Abb. 8 - ...ich keinen Unterordner erstellen kann, obwohl ich "Unterordner erstellen"-Rechte habe?
Ist es möglich, dass du die einzige Person mit Vollzugriff auf der aktuellen Ablage bist resp. niemand auf dem Unterordner den Vollzugriff hätte, wenn du ihn erstellen würdest? Die Voraussetzung für die Erstellung eines Unterornders ist, dass auf diesem eine Person oder ein Team den vollen Zugriff haben muss. Falls du nicht alle Rechte auf den Unterorner hast und diese auch niemand anders hat, weil zum Beispiel kein Admin mehr mit der Ablage geteilt ist, kann kein Unterordner erstellt werden.
Verweise
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