Work Items (Grundlagen)
Was ist die Grundidee von Work Items?
Work Items sind das zentrale Element in easydoo. Sie bilden Aufgaben, Abläufe und Prozesse ab – von einfachen Standardaufgaben bis hin zu komplexen Workflows.
Ein Work Item besteht aus:
- Modulen und Feldern, die alle relevanten Informationen enthalten
- Schritten, die individuell, nach Vorlage oder automatisch ausgelöst werden können (z. B. bei Statuswechseln, abgeschlossenen Aufgaben oder geänderten Feldern)
Im Work Item werden sämtliche Informationen zusammengeführt, die für die Bearbeitung erforderlich sind. Dazu gehören unter anderem:
- Dokumentationen
- Unterlagen, E-Mails (per Drag & Drop)
- Chats
- Leistungsaufzeichnungen
- Informationen, die über Freigabelinks auch externen Personen bereitgestellt werden können
- Verbindungen und Informationen über verwandte und zugehörige Prozesse
Work Items sind kein geschlossenes System, sondern lassen sich an bestehende CRM-Lösungen anbinden. So wird eine doppelte Datenpflege vermieden. Jede Aufgabe ist klar zugeordnet, wird termingerecht erinnert und geht nicht verloren.
Das Work Item ist damit der Kern deiner Arbeitsorganisation in easydoo.
Beschreibung eines Work Items
Ein Work Item kann viele „Gesichter“ haben – je nach Aufgabe, Prozess oder Projekt.
Die Erscheinung passt sich dem Anwendungsfall an. - Die DNA bleibt jedoch immer gleich:
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Titel & Grundinformationen – klar erkennbar, worum es geht
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Felder – strukturierte Informationen (z.B. Adressen, Daten, Informationsfelder, etc.)
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Schritte & Status – zeigen den Fortschritt und steuern die Abläufe
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Dokumente & E-Mails – direkt im Kontext abgelegt, kein Suchen in Ordnern
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Leistungserfassung – Start/Stopp mit Play, automatisch richtig verbucht
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Kommunikation – Chat, Notizen, Kommentare, Freigabelinks für interne & externe Zusammenarbeit
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Automatisierung – Regeln, die Folgeaufgaben, Erinnerungen oder Statuswechsel auslösen
So entsteht eine einheitliche Struktur mit flexibler Oberfläche:
Ein Work Item sieht je nach Zweck anders aus, fühlt sich aber immer vertraut an.
Das erleichtert Orientierung, reduziert Einarbeitungszeit und macht deine Prozesse durchgängig konsistent.
Hier ein Beispiel für ein Mandatsdossier:
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