E-Mail Duplikat-Checker
Der E-Mail-Duplikat-Checker erkennt bereits hochgeladene E-Mails anhand spezifischer Merkmale, um unnötige Duplikate im Workspace zu vermeiden. Diese Funktion wird automatisch beim Upload von E-Mails (.eml
oder .msg
) ausgeführt.
Wann erkennt das System ein Duplikat?
Das System prüft beim Hochladen einer E-Mail (Dateiformat .eml
oder .msg
), ob diese bereits vorhanden ist. Ein Duplikat wird erkannt, wenn eine oder mehrere der folgenden Informationen mit einer bereits gespeicherten E-Mail übereinstimmen:
1. Eindeutiger Identifikator
Jede E-Mail enthält normalerweise einen sogenannten Identifikator – eine Art "Fingerabdruck", der eindeutig ist. Das System erkennt ein Duplikat, wenn:
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Dieser Identifikator bereits bei einer früheren E-Mail gespeichert wurde.
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Oder wenn die hochgeladene E-Mail mehrere bekannte Identifikatoren enthält (z. B. bei weitergeleiteten oder beantworteten Nachrichten).
2. Betreff und Empfangszeit
Wenn kein Identifikator vorhanden ist oder dieser leer ist, vergleicht das System:
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Den Betreff der E-Mail
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Und den Zeitpunkt, an dem die E-Mail empfangen wurde (auf die Minute genau)
Wenn beides mit einer bestehenden E-Mail übereinstimmt, wird dies ebenfalls als Duplikat gewertet.
Welche Fälle werden abgedeckt?
Vorhandene Informationen beim Upload | Was wird verglichen? |
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Identifikator und Liste bekannter Identifikatoren | • Ob bereits eine E-Mail mit einem der Identifikatoren vorhanden ist • Ob Betreff und Empfangszeit übereinstimmen |
Nur eine Liste bekannter Identifikatoren | • Ob einer dieser Identifikatoren bereits existiert • Ob Betreff und Empfangszeit passen |
Nur ein einzelner Identifikator | • Ob dieser Identifikator bereits enthalten ist • Ob Betreff und Empfangszeit übereinstimmen |
Nur Betreff und Empfangszeit | • Vergleich rein über Betreff + Zeitpunkt |
Wann erkennt das System kein Duplikat?
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Wenn keine der oben genannten Angaben (Identifikator, Betreff, Empfangszeit) übermittelt werden.
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Wenn nur einzelne Werte fehlen (z. B. Betreff ohne Empfangszeit), kann der Vergleich fehlschlagen.
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Wenn der Identifikator fehlt und Betreff/Zeitpunkt nicht exakt übereinstimmen, wird die E-Mail nicht als Duplikat erkannt.
Wichtig zu wissen
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Das System zeigt bis zu 100 mögliche Duplikate an.
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Auch E-Mails in geteilten Ordnern werden berücksichtigt.
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So kannst du vor dem Speichern prüfen, ob die E-Mail schon im System ist.
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