E-Mail Duplikat-Checker

Der E-Mail-Duplikat-Checker erkennt bereits hochgeladene E-Mails anhand spezifischer Merkmale, um unnötige Duplikate im Workspace zu vermeiden. Diese Funktion wird automatisch beim Upload von E-Mails (.eml oder .msg) ausgeführt.

Wann erkennt das System ein Duplikat?

Das System prüft beim Hochladen einer E-Mail (Dateiformat .eml oder .msg), ob diese bereits vorhanden ist. Ein Duplikat wird erkannt, wenn eine oder mehrere der folgenden Informationen mit einer bereits gespeicherten E-Mail übereinstimmen:

1. Eindeutiger Identifikator

Jede E-Mail enthält normalerweise einen sogenannten Identifikator – eine Art "Fingerabdruck", der eindeutig ist. Das System erkennt ein Duplikat, wenn:

• Dieser Identifikator bereits bei einer früheren E-Mail gespeichert wurde.

• Oder wenn die hochgeladene E-Mail mehrere bekannte Identifikatoren enthält (z. B. bei weitergeleiteten oder beantworteten Nachrichten).

2. Betreff und Empfangszeit

Wenn kein Identifikator vorhanden ist oder dieser leer ist, vergleicht das System:

• Den Betreff der E-Mail

• Und den Zeitpunkt, an dem die E-Mail empfangen wurde (auf die Minute genau)

Wenn beides mit einer bestehenden E-Mail übereinstimmt, wird dies ebenfalls als Duplikat gewertet.

Welche Fälle werden abgedeckt?

Wann erkennt das System kein Duplikat?

• Wenn keine der oben genannten Angaben (Identifikator, Betreff, Empfangszeit) übermittelt werden.

• Wenn nur einzelne Werte fehlen (z. B. Betreff ohne Empfangszeit), kann der Vergleich fehlschlagen.

• Wenn der Identifikator fehlt und Betreff/Zeitpunkt nicht exakt übereinstimmen, wird die E-Mail nicht als Duplikat erkannt.

Wichtig zu wissen

• Das System zeigt bis zu 100 mögliche Duplikate an.

• Auch E-Mails in geteilten Ordnern werden berücksichtigt.

• So kannst du vor dem Speichern prüfen, ob die E-Mail schon im System ist.